Stiron, eDeduction, eNotaire : informatisation et automatisation du travail avec les partenaires externes
- Catégorie de projet : informatique.
- Description et objectif du projet : trois applications distinctes : Stiron (volet Lot 2 (TVA)/Module 3), eDeduction et eNotaire présentées ensemble sous l’optique d’un processus global d’informatisation et d’automatisation du travail de l’Administration générale de la Perception et du Recouvrement (AGPR) :
- Stiron est une application interne liée à la « chaîne TVA », qui concerne majoritairement l’Administration générale de la Fiscalité (AGFisc). Seul le troisième module, dénommé « Lot 2 (TVA)/Module 3 » relève de l’AGPR. Il s’agit d’une plateforme de comptabilisation de l’ensemble des recettes et dépenses effectuées en matière TVA mais également d’un outil de travail et d’encodage pour le recouvrement des dettes TVA par les Teams Recouvrement. Le volet « Lot 2/Module 3 » a fait l’objet de deux projets en 2015 :
- poursuite de l’amélioration du système ;
- intégration des nouvelles fonctionnalités eDeduction dans le Lot 2/Module 3 de Stiron. Cette nouvelle version de Stiron est mise en production « verrouillée », depuis début 2016, dans l’attente de l’entrée en vigueur des changements règlementaires nécessaires.
- eDeduction est une application externe qui vise à remplacer les flux papiers entre l’AGPR et l’Office national des vacances annuelles (ONVA) ainsi qu’avec les caisses spéciales de vacances annuelles. Ces flux concernent les saisies-arrêt exécution simplifiées (saisies de tout ou partie des pécules de vacances d’une personne ayant une dette vis-à-vis de l’État) opérées jusqu’alors par l’AGPR via des courriers recommandés. Ces échanges sont techniquement acheminés via une plateforme de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS), qui offre une architecture suffisamment centralisée, robuste et souple pour pouvoir accueillir d’autres partenaires et flux dans le futur. La première partie de ce projet, mise en production en mars 2015, a concerné l’implémentation des flux du secteur des Contributions directes dans Stiron, assurant ainsi le lien entre eDeduction et Stiron. La deuxième partie de ce projet a concerné le secteur TVA avec l’implémentation de ces mêmes flux dans Stiron (voir ci-dessus).
- eNotaire est une application interne et externe qui a pour objectif d’automatiser les flux d’informations échangés en matière de procédures notariales entre l’AGPR, la Fédération royale du notariat belge (FRNB), les receveurs des successions et les comités d’acquisitions. L’informatisation du flux « entrant » des avis notariés (notification de dettes du client qui vend un bien) a été réalisée en 2003. En 2015, le projet a visé l’informatisation du flux « sortant » des notifications fiscales envoyées par nos receveurs en réponse à ces avis notariés ou en matière de certificats d’hérédité. Ont collaboré à ce projet : Fedict, la FRNB, la BCSS, les communes, les Régions, etc. Le 26 novembre 2015, cette nouvelle version de l’application a été mise en production « verrouillée », dans l’attente de l‘entrée en vigueur des changements règlementaires nécessaires.
- Stiron est une application interne liée à la « chaîne TVA », qui concerne majoritairement l’Administration générale de la Fiscalité (AGFisc). Seul le troisième module, dénommé « Lot 2 (TVA)/Module 3 » relève de l’AGPR. Il s’agit d’une plateforme de comptabilisation de l’ensemble des recettes et dépenses effectuées en matière TVA mais également d’un outil de travail et d’encodage pour le recouvrement des dettes TVA par les Teams Recouvrement. Le volet « Lot 2/Module 3 » a fait l’objet de deux projets en 2015 :
- État d’avancement du projet : 95 % pour l’ensemble des applications. Elles sont toutes finalisées mais, pour deux d’entre elles, en production verrouillée.
- Partenaires internes et externes :
- en interne : ICT, l’AGFisc, l’AGDP, les Services du Président (pour les aspects réglementaires).
- en externe : Fedict, la BCSS, l’ONVA et les caisses spéciales de vacances annuelles, la FRNB.
- Groupes cibles impactés : les collaborateurs de l’AGPR et les partenaires institutionnels (BCSS, FRNB, receveurs de successions, comités d’acquisitions, ONVA, Caisses spéciales de vacances annuelles, Fedict).
- 2 chiffres phares : bénéfices annuels après la mise en production totale des applications :
- eDeduction Contributions directes : min. 280.000 euros/an (plus de 82.000 saisies-arrêt exécution simplifiées qui ne devront plus être imprimées et envoyées par recommandé postal).
- eNotaire Notifications fiscales : 1.000.000 euros/an (200.000 notifications fiscales qui ne devront plus être imprimées et envoyées par recommandé postal).
Pouvez-vous nous décrire la situation avant et après le projet ?
Bertrand Villée : Les saisies-arrêt exécution entre les mains des caisses de vacances et les avis notariés et notifications fiscales ont été remplacés par des flux informatiques (respectivement via eDeduction et eNotaire). Ces flux informatiques sont plus rapides, entraînent moins de risques d’erreur au moment de l’encodage, sont plus écologiques et plus économiques par leur aspect paperless. Surtout, ils demandent une bien moins grande charge de travail de manutention. Le gain de temps est considérable pour toutes les parties et la qualité est bien meilleure.
Quels sont les principaux facteurs de succès du projet ?
Bertrand Villée : Il y a à mon sens trois facteurs clés pour réussir des projets de ce type. Tout d’abord, une implication très importante du chef de projet dans les aspects techniques de l’application est nécessaire. Et ce, afin de connaître les enjeux et impacts réels des décisions prises lors des analyses business et techniques et de pouvoir rapidement résoudre les différents problèmes et obstacles techniques rencontrés. Le chef de projet doit pouvoir aussi identifier les dépendances ou autres liens possibles entre les applications. Ensuite, un sens pragmatique et du compromis. « Le mieux est souvent l’ennemi du bien ». Il faut chercher la voie du compromis, éviter d’élargir le scope en cours de route et souvent simplifier autant que possible les architectures applicatives, les flux et les business rules pour prévenir les situations chaotiques. Et enfin, une communication ininterrompue et efficace et de bonnes relations tant avec les équipes internes qu’avec les partenaires externes du projet. Cela permet d’anticiper autant que possible les problèmes et de garantir une bonne rapidité et qualité des délivrables.
Quels sont les délivrables atteints ?
Bertrand Villée : Après toutes les phases de test, les délivrables finaux sont la mise en production effective des applications, avec l’informatisation de tous les flux d’échanges. Avec des applications de ce type, il faut aussi rester attentifs à la réglementation et voir dans quelle mesure elle est impactée par les nouvelles fonctionnalités informatiques. eDeduction TVA et eNotaire Notifications fiscales sont dans l’attente de l’entrée en vigueur des changements règlementaires nécessaires.
Quel est l’impact pour les partenaires et les citoyens ?
Bertrand Villée : Si l’informatisation et l’automatisation des échanges de données réduisent drastiquement la charge de travail, celles-ci réduisent quasi complètement les risques d’erreurs d’encodage. Ces échanges de données sont également plus rapides et moins coûteux que s’ils étaient encore effectués par voie papier. Ces projets permettent donc in fine de se rendre, entre partenaires institutionnels, un service de meilleure qualité. Ces flux automatisés et ininterrompus créent une chaîne permettant des échanges d’informations directs et rapides entre les différents organismes au sujet de la situation fiscale d’un contribuable. Dès lors, les revenus auxquels le contribuable a droit lui sont versés plus vite, une fois sa dette apurée.
Quels sont les bénéfices pour l’organisation sur le long terme ?
Bertrand Villée : De manière globale, ces projets informatiques répondent aux objectifs stratégiques de digitalisation du SPF.
Mais il faut ajouter à cela que l’« automatisation attire l’automatisation ». En effet, en automatisant un flux vis-à-vis d’un partenaire, cela ouvre la porte pour accueillir plus facilement de nouveaux partenaires dans ce flux et, parfois même, des partenaires qui n’auraient peut-être pas pensé à plus d’automatisation si d’autres acteurs n’avaient pas joué le rôle de pionniers. Le secteur financier et les entités fédérées pourraient, par exemple, se joindre à eDeduction. L’investissement supplémentaire à l’intégration de nouveaux partenaires serait d’un ordre plus faible que l’investissement initial (premiers flux entre les partenaires pionniers). Et d’ailleurs, plus le nombre de partenaires intégrés dans le flux est grand, meilleur est le rendement.