Stafdienst Begroting en Beheerscontrole

Besparingen en een succesjaar voor digitalisering van facturen
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole
De Stafdienst Begroting en Beheerscontrole (B&B) heeft zich in 2015 vooral geconcentreerd op de digitalisering van facturen en op besparingen binnen de FOD Financiën. Zo heeft B&B in 2015 het elektronische betalingsproces nog geoptimaliseerd. Het doel daarvan is facturen vlot te laten doorstromen en de doorlooptijd van het goedkeuringsproces te beperken. B&B heeft in 2015 bovendien een aantal acties gerealiseerd om te besparen op de werkingsuitgaven.

Behandeling van facturen

De Stafdienst Begroting en Beheerscontrole (B&B) heeft in 2015 verschillende initiatieven genomen om het elektronische proces ‘Van bestelling tot betaling’ te optimaliseren:

  • Zo heeft B&B de leveranciers voortdurend aangespoord om hun facturen naar het centrale facturatieadres te sturen en om ze zo correct en volledig mogelijk op te maken.
  • Daarnaast heeft B&B de doorlooptijd van elke stap in het betalingsproces nauwgezet opgevolgd en gericht actie ondernomen om de doorlooptijd te versnellen.
  • In mei 2015 heeft B&B de behandeling van de facturen kunnen stabiliseren. Dankzij die stabilisatie slaagt B&B er sinds juli 2015 in om geregeld meer dan 80% van de facturen te betalen binnen de voorziene termijn. Tegelijkertijd heeft B&B in 2015 maximaal ingezet op het wegwerken van probleemdossiers, zoals facturen die onvolledig en/of onduidelijk zijn, of die het onderwerp uitmaken van een geschil. Dat is noodzakelijk om het proces ‘Van bestelling tot betaling’ verder te stabiliseren.
  • Ten slotte heeft B&B ook interne infosessies georganiseerd voor de betrokken medewerkers. De integratie van een elektronisch goedkeuringsproces vereist immers uitgebreide kennis. Een factuur moet nu al volledig gecontroleerd zijn en de correcte budgettaire aanrekening meekrijgen voordat ze kan worden aangeboden ter goedkeuring. B&B stimuleert bovendien kennisuitwisseling tussen de betrokken medewerkers (onder meer door de oplossing voor een bepaald probleem te bespreken).

Slim besparen

In 2014 heeft B&B het programma1 ‘Slim besparen’ opgestart om te besparen op de werkingsuitgaven van de FOD Financiën (interview lezen). In dit kader, werd een aantal grote uitgavencategorieën geselecteerd. U vindt hieronder de categorieën met de belangrijkste resultaten voor 2015:

  • Gerechts- en vervolgingskosten

In juli 2015 heeft de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering (AAII) de interne toepassing Pegasus geïmplementeerd. Dat zal in 2016 leiden tot een verdere daling van de gerechts- en vervolgingskosten.

  • Vergoeding aan bpost voor verrichtingen op 679-rekeningen van de FOD Financiën

B&B heeft in 2015 - in nauw overleg met het kabinet van Financiën - een nieuwe, driejarige overeenkomst voorbereid met bpost. Die overeenkomst is intussen ter goedgekeurd door de ministerraad en kan een besparing betekenen van 11 miljoen euro.

  • Personeelsvergoedingen

De Stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) heeft de regeling herzien van onder andere de reis- en verblijfkosten en de detacheringsvergoedingen.

  • Impact telewerk op de kost van treinabonnementen

Medewerkers die halftijds werken, reizen sinds juni 2015 met een Railflex-kaart in plaats van met een voltijds abonnement.

  • Gebruik NMBS-bulkbiljetten

Medewerkers die sporadisch een verplaatsing moeten doen met de trein gebruiken enkel nog bulkbiljetten 2de klasse. Dat komt neer op een besparing van zo’n 225.000 euro per jaar. Bulkbiljetten zijn biljetten die worden besteld in grote hoeveelheden. Hun prijs is vastgesteld in het contract met de NMBS.

  • Publicaties en papiergebruik

In 2015 heeft de FOD Financiën de elektronische versie van het bedrijfsblad Fininfo gepromoot en het aantal pagina’s sterk verminderd. Dat heeft een besparing opgeleverd van 26.000 euro per nummer.

De FOD Financiën maakt voortaan enkel nog externe brochures als deze een toegevoegde waarde bieden.

De totale reële besparingen voor 2015 kan B&B nog niet becijferen.  B&B heeft evenwel vastgesteld dat de FOD Financiën zijn strategische doelstellingen heeft kunnen uitvoeren, en dat ondanks de toegepaste besparingen en de beperkte begrotingsmiddelen voor 2015.

Dankzij het ‘Slim besparen’-programma1 kan B&B:

  • de beschikbare middelen zo efficiënt en effectief mogelijk toewijzen aan de administraties en stafdiensten
  • zelf besparingen of administratieve blokkeringen van uitgavenkredieten voorstellen. B&B anticipeert zo op de beslissingen die de ministerraad neemt in het kader van de sanering van de openbare financiën.

 

1 Een programma groepeert verschillende projecten die samenhoren.