Traitement des factures

Le Service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion (B&CG) a pris, en 2015, différentes initiatives pour optimiser le processus « De la commande au paiement » :

• B&CG a ainsi toujours encouragé les fournisseurs à envoyer leurs factures à l’adresse de facturation centrale et à établir celles-ci de façon aussi correcte et complète que possible.
• En outre, B&CG a suivi de près la durée de chaque étape du processus de paiement et a entrepris une action ciblée pour accélérer le temps de traitement.
• En mai 2015, B&CG a pu stabiliser le traitement des factures. Grâce à cette stabilisation, B&CG a réussi, depuis juillet 2015, à payer régulièrement plus de 80 % des factures dans les délais prévus. En parallèle, B&CG s’est engagé au maximum, en 2015, à résoudre des dossiers problématiques en raison d’une facture non claire ou incomplète ou faisant l’objet d’un litige. Ce travail est nécessaire pour  poursuivre la stabilisation du processus « De la commande au paiement ».
• Enfin, B&CG a également organisé des sessions d’information internes pour les collaborateurs concernés. L’intégration d’un processus d’approbation électronique exige en effet d’en avoir une connaissance approfondie. Désormais, une facture doit avoir été intégralement contrôlée et avoir reçu l’imputation budgétaire correcte avant de pouvoir être soumise à l’approbation. B&CG stimule en outre le partage des connaissances entre les collaborateurs concernés (entre autres recherche commune d’une solution à un problème spécifique).

Économiser intelligemment

En 2014, B&CG a mis sur pied le programme¹ « Économiser intelligemment » pour économiser sur les frais de fonctionnement du SPF Finances (lire interview). Plusieurs grandes catégories de dépenses ont été sélectionnées dans ce cadre. Voici celles qui ont donné les résultats les plus importants pour 2015 :

• Frais de justice et de poursuite

En juillet 2015, l’Administration générale de la Perception et du Recouvrement (AGPR) a implémenté l’application interne Pegasus. Cela conduira en 2016 à une baisse des frais de justice et de poursuite.

• Indemnité à bpost pour les opérations sur les comptes 679 du SPF Finances

En 2015, B&CG a préparé un nouveau contrat de trois ans avec bpost, en étroite concertation avec le cabinet des Finances. Ce contrat a depuis lors été approuvé par  le conseil des ministres et permettrait de réaliser une économie de 11 millions d’euros.

• Indemnités du personnel

Le Service d'encadrement P&O (P&O) a revu la réglementation relative, entre autres, aux frais de voyage et de séjour et aux indemnités de détachement.

• Impact du télétravail sur les abonnements de train

Les collaborateurs qui travaillent à mi-temps voyagent, depuis juin 2015, avec une carte Raiflex au lieu d’un abonnement temps plein.

• Utilisation des billets bulk SNCB

Les collaborateurs qui doivent ponctuellement faire un déplacement en train utilisent uniquement des billets bulk de 2^e classe. Ce qui revient à une économie d’environ 225.000 euros par an. Les billets bulk sont des billets commandés en grande quantité. Le prix est fixé dans le contrat conclu avec la SNCB.

• Publications et utilisation du papier

En 2015, le SPF Finances a fait la promotion de la version électronique du magazine d’entreprise Fininfo et en a diminué fortement le nombre de pages. Cela a permis d’économiser 26.000 euros par numéro.

Le SPF Finances réalise dorénavant des brochures externes uniquement si celles-ci apportent une valeur ajoutée.

B&CG ne peut pas encore chiffrer les économies totales réelles pour 2015. B&CG a toutefois constaté que le SPF a pu réaliser en grande partie ses objectifs stratégiques malgré les économies appliquées et les moyens budgétaires limités pour 2015.

Grâce au programme¹ « Économiser intelligemment », B&CG peut :

• attribuer les moyens disponibles, de manière efficace et efficiente, aux administrations et services d’encadrement ;
• proposer des économies ou des blocages administratifs de crédits de dépenses. B&CG anticipe ainsi sur les décisions du Conseil des ministres dans le cadre de l’assainissement des finances publiques.

¹ Un programme regroupe divers projets qui sont liés les uns aux autres.