Een geïntegreerde interne auditdienst

Begin 2015 is er binnen de FOD Financiën een gecentraliseerde interne auditdienst opgestart. Deze dienst vervangt de drie gedecentraliseerde auditdiensten van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen en de Algemene Administratie van de Thesaurie. Deze nieuwe dienst neemt de bevoegdheden en de taken over van de drie bestaande diensten, behalve het fraudeonderzoek. Daarenboven wordt het toepassingsgebied van de interne audit uitgebreid naar alle entiteiten van de FOD Financiën. In het belang van professionalisering, werden de audit en het fraudeonderzoek gescheiden.

Om deze geïntegreerde interne auditdienst op te starten, werden er een aantal parameters uit de normen van het Internationaal Instituut van Interne Auditors, gedefinieerd. Dit zijn definitie van de basisopdrachten, de processen in verband met het leiden van de dienst, de regels rond auditen evenals de ondersteuning van de dienst (aanwerving, opleiding, organisatie van het team …).

In 2015 zijn de eerste zeven nieuwe medewerkers in deze dienst aan de slag gegaan en werd er ook een nieuwe selectieprocedure uitgeschreven. Op 31 december 2015 telde het team negen auditors, die onder de leiding staan van het diensthoofd. De internationale benchmark voor de auditdiensten van de overheidsdiensten bepaalt dat er voor 748 VTE’s van de te auditen entiteiten een interne auditor moet zijn. Het is de bedoeling om voor de FOD Financiën te komen tot minstens een twintigtal auditors.

Het einddoel is aan het management een redelijke zekerheid te geven dat het beeld dat het management heeft van de werking van de organisatie een correct beeld is en dat de risico’s daadwerkelijk worden beheerd door een methodische aanpak, de interne controle. Deze aanpak is niet op toeval of geluk gebaseerd. De interne audit werkt op deze manier mee aan de goede werking van de overheidsdiensten en aan de continue verbetering van hun dienstverlening. De geïntegreerde interne auditdienst van de FOD Financiën werkt met het oog op de latere integratie ervan (wordt voorzien ten laatste op 1 januari 2018) binnen de Federale Interne Auditdienst (FIA) ook aan een overgangstraject. Binnen de FIA moeten alle interne auditbevoegdheden voor de federale administratie worden gegroepeerd.

Ontwikkeling van strategische partnerships

Tot de taken van de Directie Strategische Partnerships (DSPA) van de FOD Financiën behoort onder andere het bevorderen van de relaties en informatie-uitwisseling met de verschillende FOD’s en andere federale, regionale of lokale openbare instanties. In 2015-2016 heeft de DSPA gewerkt rond een aantal interorganisationele projecten:

• Uitbreidingen van de e-services MyMinfin en eBox: eBox (digitale brievenbus die elke burger een gecentraliseerde en beveiligde toegang geeft tot officiële documenten van de sociale zekerheidsinstellingen) en MyMinfin, dat dezelfde functie heeft voor alles wat het fiscale betreft, werden op een functionele manier gelinkt. Op die manier kan de burger zelf beslissen hoe hij in contact wil treden.
• Fiscale en sociale gegevens worden gekoppeld: in nauwe samenwerking met de RSZ heeft de DSPA de tools uitgewerkt die nodig zijn voor gestructureerde informatie-uitwisselingen tussen de twee sectoren. Op die manier kan fraude die in een sector wordt ontdekt, worden onderzocht door de andere sector.
• Synergie tussen de FOD Financiën en de FOD Justitie: bilaterale contacten hebben het mogelijk gemaakt om de prioriteiten (delen van fiscale en juridische documenten, gemeenschappelijke ontwikkeling van een toepassing voor de invordering van penale boeten) samen te beheren en om met het oog op de digitalisering van de gedeelde documenten samen een bestek te publiceren.
• Het horizontale programma CSAM dat de identificatie (nationaal nummer) en de legalisering (elektronische identiteitskaart) beheert, dat het beheer van de toegangen binnen de ondernemingen verzekert en dat alle elektronische mandaten tussen de deelnemende partijen registreert. DSPA beheert de mandaten voor de FOD Financiën, voor het platform eHealth (digitale informatie-uitwisseling binnen de gezondheidszorg) en voor de steden Antwerpen en binnenkort ook Luik.
• In 2017 worden de hypothecaire leningen in Tax-on-Web vooraf ingevuld: om te beschikken over gestandaardiseerde digitale fiches die rechtstreeks in de informatiesystemen van de FOD Financiën kunnen worden geïntegreerd, heeft de DSPA, in samenwerking met de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc), contacten gelegd met de Belgische federatie van de financiële sector (Febelfin), de Beroepsvereniging van Verzekeringsondernemingen (Assuralia) en de externe partners van het project.

De ontwikkeling van deze partnerships (die een betere werking van het overheidsapparaat met zich meebrengt) betekent een (rechtstreekse en/of onrechtstreekse) meerwaarde voor de burgers. Door het invoeren van een cultuur van samenwerking, door op zoek te gaan naar synergieën en schaalvoordelen kunnen de burgers gestandaardiseerde e-services gebruiken die snel en tegen een lagere kostprijs ter beschikking kunnen worden gesteld.

Online conversation management

Zoals steeds meer federale overheidsdiensten en bedrijven heeft ook de FOD Financiën er begin 2015 voor gekozen om zijn pagina’s en profielen op Facebook, Twitter en LinkedIn te professionaliseren. Waarom? Wegens de grote hoeveelheid aan informatie en de vele burgers die geholpen willen worden. Door de sociale media op een professionele manier te laten beheren door twee online conversation managers (zie interview) heeft de FOD Financiën ervoor gekozen om een organisatie te worden waarmee de burger gemakkelijk in dialoog kan gaan. Wat is het principe? Informatie geven of algemene vragen beantwoorden door te verwijzen naar de website van de FOD Financiën (in het bijzonder naar de FAQ), die het centrale informatiepunt blijft. Voor de meer gedetailleerde vragen, wordt de burger gevraagd zich te wenden tot het Contactcenter.

Door aanwezig te zijn op de sociale media, wil de FOD Financiën dichter bij de burgers staan en zich ook positioneren als een organisatie die op het gebied van communicatie ‘alle talen spreekt’.

Kwaliteitslabel ‘Ecodynamische onderneming’ voor het North Galaxy-gebouw te Brussel

Op 9 maart 2015 werd de FOD Financiën voor het North Galaxy-gebouw te Brussel met twee sterren (op een maximum van drie) bekroond met het kwaliteitslabel ‘Ecodynamische onderneming’. Het evenement vond plaats in het gebouw van Leefmilieu Brussel en verwelkomde een zeventigtal bedrijven of instellingen die ook de weg bewandelen van duurzaam ondernemen. Dit label is een erkenning van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het goede milieubeheer dat de FOD Financiën voert in zijn centrale zetel.

De FOD Financiën werd in het bijzonder beloond voor de betrokkenheid en de ondersteuning van zijn voorzitter Hans D’Hondt bij dit ecoverantwoordelijk beheer: acties ten gunste van de mobiliteit, integraal afvalbeheer en technisch onderhoud van de installaties, ontwikkeling van tools en onlineplatformen om de interne en externe samenwerking te vergemakkelijken en ten slotte de goede opvolging van de milieu-indicatoren. Concreet is men in 2015 in het North Galaxy-gebouw gestart met de recyclage van de papieren handdoekjes, werd de noodverlichting van de parkings vervangen door led-lampen en werd de ruimte voor het stallen van de fietsten vergroot.

Door zich in 2016-2017 in het kader van het label te engageren en door in te zetten op een meer globale EMAS¹-aanpak (Eco-Management and Audit Scheme) zal het voor de FOD Financiën mogelijk zijn om zich ecobewust te gedragen en om de toekomst voor te bereiden.

Enerzijds door een kostenvermindering door een rationeler energieverbruik en door een continue verbetering van het afvalbeheer. Anderzijds door blijk te geven van de bekommernis om het milieu en door versterking van zijn imago.

¹ Het EMAS is een milieubeheer- en auditsysteem dat zich baseert op de norm ISO 14001, versie 2015. De bedoeling van het EMAS binnen de FOD Financiën is om een kader te bieden om: 1. Het milieu te beschermen door de negatieve gevolgen op het milieu die door de FOD worden teweeggebracht, weg te werken of te verminderen. 2. De FOD te helpen bij het naleven van de wettelijke milieuvoorschriften. 3.  De milieuprestatie van de FOD te verbeteren. 4. Door via milieuvriendelijke alternatieven financiële en operationele winst te maken en door aan de betrokken partijen informatie te bezorgen over het milieu.