Un service d’audit interne intégré

Un service centralisé d’audit interne a vu le jour début 2015 au sein du SPF Finances. Ce service remplace les trois services d’audit décentralisées qui couvraient l’Administration générale de la Fiscalité, l’Administration générale des Douanes et Accises et l’Administration générale de la Trésorerie. Il en reprend les compétences et les tâches, sauf l'investigation de la fraude. De plus, il étend le champ d’application de l’audit interne à l’ensemble des entités du SPF Finances. Dans un souci de professionnalisation, les activités d’audit et d’investigation de la fraude ont été séparées.

Un certain nombre de paramètres, découlant des normes de l’Institut international des Auditeurs internes, ont été définis pour mettre en place ce service d’audit interne intégré, à savoir la définition des missions de base, les processus liés à la gouvernance du service, les règles pour mener les audits, ainsi que le support du service (recrutement, formation, organisation de l’équipe, etc.).

L’année 2015 a également été marquée par une première vague d’entrées en fonction, avec l’arrivée de sept nouveaux collaborateurs, et le lancement d’une nouvelle procédure de sélection. Au 31 décembre 2015, l’équipe comptait neuf auditeurs, sous la direction du chef de service. Le benchmark international pour les services d’audit des services publics prévoit une capacité d'un auditeur interne pour 748 ETP des entités à auditer. Le but est d’atteindre au moins une vingtaine d’auditeurs pour le SPF Finances.

L’objectif final est de fournir au management une assurance raisonnable que l’image dont il possède du fonctionnement de l’organisation est correcte, que les risques sont effectivement gérés par une approche méthodique, le contrôle interne, qui n’est pas le fruit du hasard ou de la chance. L’audit interne participe de cette manière au bon fonctionnement des services publics et à l’amélioration permanente de leur prestation de service. Le service d’audit interne intégré du SPF Finances travaille aussi sur un trajet de transition en vue de son intégration ultérieure au sein du Service d’Audit interne fédéral (FAI), au plus tard au 1^er janvier 2018, lequel regroupera l’ensemble des compétences d’audit interne pour l’administration fédérale.

Développement de partenariats stratégiques

La direction Partenariats stratégiques (DPAS) du SPF Finances est, entre autres, chargée de faciliter les relations et échanges d’information avec les SPF et d’autres organismes publics fédéraux, régionaux ou locaux. Pour la période 2015-2016, DPAS a été actif sur un certain nombre de projets inter-organisationnels :

• Extensions aux e-services MyMinfin et eBox : un lien fonctionnel a été établi entre eBox (boîte aux lettres électronique grâce à laquelle chaque citoyen peut avoir accès de manière centralisée et sécurisée aux documents officiels émanant des différentes administrations de la sécurité sociale) et MyMinfin qui joue le même rôle pour le secteur fiscal. Ce qui laisse le choix au citoyen de sa façon d’interagir.
• Couplage des données fiscales et sociales : en étroite collaboration avec l’ONSS, DPAS a mis en place les outils nécessaires à des échanges structurés d’informations entre les deux secteurs. De cette façon, une fraude découverte dans un secteur est examinée par l’autre secteur.
• Synergies SPF Finances - SPF Justice : des contacts bilatéraux organisés ont permis de gérer conjointement des priorités (partage de documentations fiscales et juridiques, développement commun d’une application de recouvrement des amendes pénales) et de publier conjointement un cahier des charges en vue de la digitalisation des documents partagés.
• Programme horizontal CSAM, qui a pour but de gérer l’identification (numéro national), et l’authentification (carte d’identité électronique), d’assurer la gestion des accès au sein des entreprises et d’enregistrer l’ensemble des mandats électroniques entre les participants. DPAS prend en charge la gestion des mandats pour le SPF Finances, pour la plateforme eHealth (échange d’informations électroniques dans les soins de santé) et pour les villes d’Anvers et, bientôt, de Liège.
• Préremplissage des emprunts hypothécaires dans Tax-on-Web en 2017 : en collaboration avec l’Administration générale de la Fiscalité (AGFisc), DPAS a organisé les relations avec la Fédération belge du secteur financier (Febelfin), l’Union professionnelle des entreprises d’assurances (Assuralia) et les partenaires externes du projet pour la fourniture de fiches électroniques standardisées directement intégrables dans les systèmes d’information du SPF Finances.

Le développement de l’ensemble de ces partenariats (et de ce fait l’amélioration du fonctionnement de l’appareil de l’État) apporte une plus-value (directe et/ou indirecte) aux citoyens. Par la mise en place d’une culture de collaboration, de recherche de synergies et d’économies d’échelle, les citoyens bénéficient d’e-services standardisés, rapidement mis en place et à moindre coût.

Le online conversation management

Comme de plus en plus d’entreprises et de services publics fédéraux, le SPF Finances a fait le choix, au début de l’année 2015, de professionnaliser ses pages et profils Facebook, Twitter et LinkedIn. La raison ? La masse d’informations à diffuser et le nombre important de citoyens à aider. Avec une gestion professionnelle des médias sociaux par deux « online conversation managers » (lire interview), le SPF Finances a pris l’option de devenir une organisation dialoguante avec laquelle les citoyens peuvent facilement entrer en contact. Le principe ? Diffuser l’information ou répondre aux questions générales en redirigeant vers le site Internet du SPF Finances (notamment les FAQ), qui reste le point central d’informations. Pour les questions plus précises, les citoyens sont invités à s’adresser au Contact Center.

Avec cette présence sur les médias sociaux, le SPF Finances entend être plus proche des citoyens et souhaite également se positionner comme une organisation qui « parle toutes les langues » en matière de communication.

Le site North Galaxy à Bruxelles labellisé « entreprise écodynamique »

Le 9 mars 2015, le SPF Finances s’est vu décerner le label « Entreprise écodynamique » deux étoiles (sur un maximum de trois) pour son site North Galaxy à Bruxelles. L’événement s’est déroulé au siège de Bruxelles-Environnement et accueillait une septantaine d’entreprises ou institutions engagées elles aussi sur le chemin de la responsabilité environnementale. Ce label représente une reconnaissance de la Région Bruxelles-Capitale pour une bonne gestion environnementale du siège central du SPF Finances.

Le SPF Finances s’est vu récompensé en particulier pour l’implication et le soutien du président Hans D’Hondt dans cette gestion éco-responsable : actions en faveur de la mobilité, gestion intégrale des déchets et maintenance technique des installations, développement d’outils et de plateformes en ligne pour faciliter la collaboration interne et externe et, enfin, bon suivi des indicateurs environnementaux. Concrètement, en 2015, le site North Galaxy a lancé le recyclage des essuie-mains en papier, remplacé l’éclairage de secours des parkings par des LED ou encore agrandi la zone de parking des vélos.

En 2016-2017, l’engagement du SPF Finances au niveau du label et son implication dans une démarche plus globale EMAS¹ (Eco-Management and Audit Scheme) lui permettront d’adopter une attitude éco-citoyenne et de préparer l’avenir.

D’une part, en diminuant ses coûts par la rationalisation des consommations énergétiques et l’amélioration continue de la gestion des déchets. D’autre part, en affirmant ses préoccupations environnementales et en renforçant son image de marque.

¹ L’EMAS est un système de management environnemental et d’audits qui se base sur la norme ISO 14001, version 2015. Le but de l’EMAS au sein du SPF Finances est de fournir un cadre afin de : 1. Protéger l’environnement par l’élimination ou la diminution des impacts environnementaux négatifs du SPF ; 2. Aider le SPF à respecter les obligations légales en matière d’environnement ; 3.  Renforcer la performance environnementale du SPF ; 4. Réaliser des bénéfices financiers et opérationnels grâce à la mise en œuvre d’alternatives respectueuses de l’environnement et en communiquant des informations environnementales aux parties intéressées.