Fermeture de bureaux : organisation des déménagements

Comme en 2014, le Service d’encadrement Logistique (SL) a accompagné en 2015 les autres entités du SPF Finances lors des nombreux déménagements liés à la réorganisation du SPF Finances. Ces mouvements de collaborateurs sont prévus jusque septembre 2016 et requièrent une coordination renforcée. En 2015, 49 bâtiments ont ainsi été quittés représentant près de 18.042 mouvements de collaborateurs.

Ces mouvements de personnel ont été particulièrement visibles en 2015, avec le déménagement de près de 1.000 collaborateurs vers la Tour des Finances de Liège, aussi appelée Tour Paradis. Une opération d’envergure, assortie d’une nécessité absolue d’accompagner chaque collaborateur amené à changer de lieu de travail, à la fois sur le plan pratique et en répondant à leurs questions.

Mise à disposition d’outils pratiques

En mai 2015, l’accès à l’application interne « fmUP » a été étendu à l’ensemble des bâtiments du SPF Finances. Il s’agit d’un logiciel de gestion des infrastructures et du matériel de bureau. Il permet la gestion informatisée de nombreuses prestations logistiques : déménagements, réservations (p. ex. : salle de réunion, emplacement de parking, catering, demandes d’intervention, commandes de fournitures, etc.). Jusqu’alors, ce logiciel était uniquement utilisé dans les plus grands bâtiments du SPF Finances. En élargissant la couverture de ce logiciel, SL entend rationaliser la qualité de ses prestations.

Par ailleurs, le logiciel « Fleetwave » a vu le jour en 2015. En offrant, par exemple, une vue sur la consommation des véhicules, leur modèle ou encore leur type de carburant, ce logiciel permet une gestion cohérente du parc automobile du SPF Finances, sur les plans administratif, logistique et technique.

Enfin, le SPF Finances souhaite mener une politique d’achat performante, durable et orientée client. À cette fin, SL se charge de la passation des plus importants marchés publics du SPF Finances et assure le rôle de centrale de marchés publics pour les autres SPF.

En 2015, 91 dossiers ont été initiés :

• 52 à la demande des services internes SL ;
• 16 à la demande du Service d'encadrement ICT ;
• Et 23 à la demande des administrations générales et autres services d'encadrement.

L’ensemble de ces dossiers concerne une estimation budgétaire avoisinant un montant de près 200 millions d'euros.

SL a également, en 2015, comme centrale de marchés publics, proposé aux autres SPF de participer à quatorze marchés ouverts, entre autres dans les domaines de la logistique et des nouvelles technologies.